Etika Dalam Mailing List

Pertama: Ingatlah bahwa kita berinteraksi dengan manusia.
Jangan lupa bahwa orang yang membaca email atau postingan kita benar-benar
manusia yang memiliki perasaan. Sehingga:
· Hati-hati dalam melakukan balasan (reply). Fasilitas 'Reply' dari sebagian besar
program mailer biasanya akan mengutip pesan asli yang anda terima secara
otomatis ke dalam isi surat anda. Jika harus mengutip pesan seseorang dalam
jawaban email, usahakan menghapus bagian-bagian yang tidak perlu, dan hanya
menjawab bagian-bagian yang relevan saja. Pesan yang terlalu panjang
memakan file yang besar, yang membuat loading menjadi lambat, yang berarti
akan menambah beban tidak hanya pada pihak penerima, juga pada pihak si
pengirim.
· Perlakukan email secara pribadi. Jika seseorang mengirim informasi atau
gagasan buat anda secara pribadi, anda tidak sepatutnya mengirimnya ke forum
umum, seperti kelompok grup, atau mailing-list. Email pada dasarnya adalah alat
komunikasi personal.
· Jangan gunakan huruf kapital. Seperti halnya membaca suratkabar, atau surat
elektronik, membaca pesan email yang menggunakan huruf besar/kapital yang
berlebihan tidak enak dilihat. Tapi di samping itu, terutama dalam tata krama
berkomunikasi dengan e-mail/chat, penggunaan huruf besar biasanya dianggap
berteriak. Mungkin maksud anda untuk memberi tekanan aja, namun bisa
berakibat beda lho.
· Jangan membicarakan orang atau pihak lain, apalagi kejelekan-kejelakannya.
Berhati-hatilah terhadap apa yang anda tulis. Email memiliki fasilitas bernama
'Forward', yang mengizinkan si penerima akan meneruskannya (forward) ke
orang lain.
· Jangan gunakan CC. Jika anda ingin mengirim mail ke sejumlah orang (misalnya
di mailing-list), jangan cantumkan nama-nama pada kolom CC. Jika anda
lakukan hal itu, atau biasa disebut cross posting, semua orang yang menerima
email yang anda kirimkan, akan bisa melihat alamat-alamat email orang lain.
Umumnya orang tidak suka bila alamat emailnya dibeberkan di depan umum.
bisa melihat alamat emailnya sendiri.
· Jangan sembarangan menggunakan format HTML. Jika mengirim sebuah pesan
penting ke rekan, jangan gunakan format HTML tanpa anda yakin bahwa
program email rekan, bisa memahami kode HTML. Jika tidak, maka pesan sama
sekali tidak terbaca atau kosong. Sebaiknya, gunakan plain text.
· Jangan kirim file (dalam jumlah besar) dalam bentuk attachment Peraturan email
secara internasional melarang pengiriman format melalui email, apalagi di dalam
milis. Jangan pernah bayangkan, rekan anda (atau dalam hal milis: semua
anggota milis) memiliki mailbox (atau hard disk) yang cukup. Pengiriman file
yang besar, akan membuat proses downloading menjadi lamban, dan ini jelas
menambah beban pulsa. Jika file melebihi kuota, maka proses downloading
praktis terganggu. Jika ini terjadi, anda bisa dituduh telah melakukan bomb-mail,
yang di dalam dunia internet, dianggap sebagai kriminal! Sebaiknya, minta izin
dulu, bahwa anda akan mengirim file, kalau perlu, jelaskan besaran file-nya. Jika
rekan anda oke, baru bisa mengirim attachment. Atau compress attachment
tersebut.
· Jawablah secara masuk akal. Jangan menjawab dua tiga pertanyaan dalam satu
jawaban. Apalagi, menjawab pesan e-mail yang panjang lebar, dan anda
menjawab hanya satu kata: "Good." Wah, ini sangat menyebalkan. Inilah yang
disebut jawaban one liner (pesan satu baris) sesuatu yang dianggap tidak
menghargai orang yang menanya.
· Subyek mencerminkan isi. Kalo yang ini gak usah dijelasin lagi. Iya gak?
Pokoknya, ganti subyek e-mail ketika isi e-mail sudah mulai tidak sesuai dengan
topik/subyek.
· Jangan sampai menipu pembaca. Biasakan untuk menulis judul (Subject)
dengan jelas dan sesuai dengan isi pesan. Ini terutama untuk pesan pertama
atau pesan bisnis. Untuk pesan penting dan menyangkut reputasi anda, pakailah
selalu alamat surat elektronik resmi. Terlebih untuk pesan pertama ke orang
yang tidak mengenal anda, karena ada kecenderungan pemakai (terutama yang
banyak menerima surat elektronik) untuk langsung menghapus pesan tanpa
melihat isi. Jangan sekali-sekali mengirimkan pesan yang sama ke banyak orang
sekaligus (untuk promosi misalnya). Ini beresiko alamat surat elektronik anda
akan dimasukkan daftar hitam sebagai pengirim junk-email (surat sampah). Bila
membalas (reply) pesan yang panjang, hapus sebagian pesan yang lama untuk
menghemat waktu pengiriman. Ini juga akan membantu penerima untuk mendownload.
Sama dengan ini adalah hindari mengirim data yang sangat besar
(data gambar, dll) bersama dengan pesan. Terlebih untuk pesan ke orang yang
tidak begitu anda kenal, pakailah bahasa yang sopan. Terlebih bila anda tidak
mengetahui usia atau posisi orang yang dikirimin pesan.
Kedua: Standar perilaku di dunia nyata berlaku pula di dunia maya. Konsekuensinya:
Jaga keetisan, melawan hukum adalah netiket yang buruk.
Ketiga: Ketahuilah di mana anda berada di dunia maya. Maka: Netiket bervariasi dari
satu domain ke domain lainnya, Tunggulah sambil mengamati (dengan membaca
posting-posting sebelumnya) domain yang akan anda masuki sebelum berinteraksi di
dalamnya.
Keempat: Hargailah waktu dan bandwidth orang lain. Konsekuensinya:
· Gak mengapa jika anda menganggap apa yang sedang anda kerjakan saat ini
merupakan hal yang terpenting di jagad raya. Namun, jangan berharap bahwa
orang lain akan berpikiran sama.
· Kirim pesan (posting) pada grup diskusi yang sesuai. Tetaplah pada topik
diskusi, jika pesan anda tidak sesuai dengan topik yang ada, jangan kirimkan
pesan tersebut.
· Usahakan untuk tidak menanyakan hal yang bodoh pada grup.
· Baca dahulu FAQ (Frequently Asked Questions) sebelum mulai bertanya.
· Gunakan email japri (jalur pribadi) untuk hal yang bersifat personal daripada
mengirimkannya kepada grup.
· Jangan membuang waktu pembaca yang sudah mahir, dengan mengirimkan
informasi yang mendasar.
· Perhatikan benar isi dan tujuan mailing-list dan hindari mengirim pesan yang
tidak berhubungan.
· Hindari mengirim pesan yang bersifat pribadi atau hanya relevan untuk beberapa
anggota.
· Ingatlah selalu bahwa anggota mailing-list adalah majemuk dan memiliki latar
belakang yang berbeda.
· Pesan anda tidak mengandung hal-hal yang berpotensi menyinggung pihak lain.
Pada saat masuk sebagai anggota mailing list, simpan baik-baik petunjuk untuk
masuk dan keluar sebagai anggota, atau minimal pastikan bahwa anda
mengetahui bagaimana cara keluar dan masuk.Ini perlu agar tidak mengirimkan
pesan untuk keluar melalui forum umum. Pesan-pesan semacam ini sangat
mengganggu anggota lain dan membebani jaringan secara keseluruhan. Dan
jangan-sekali-sekali mengirimkan pesan hanya untuk menyatakan setuju atau
tidak setuju karena akan sangat mengganggu traffic dari mailling list tersebut dan
juga membebani jaringan mailling list dan tidak semua orang akan nyaman
dengan hanya melihat kata setuju anda yang hanya beberapa kata yang tidak
mempunyai manfaat apapun terhadap penerima secara keseluruhan dan tidak
semua anggota akan senang terhadap pesan-pesan seperti ini, karena akan
membuat penuh mailbox mereka.
· Point yang utama jangan samakan mailling list seperti chatting yang dapat
memperlihatkan spontanitas sahabat, karena mailing list adalah forum diskusi
dan informasi bukan forum bincang-bincang ala kadarnya.
Kelima: Jangan membuat bingung pembaca. Caranya:
· Buat email seperti kartu pos. Jaga supaya pesan singkat dan tepat saja.
· Jangan terlalu berlebihan dalam mengutip. Dalam membalas pesan kutiplah
hanya hal yang penting untuk dibalas.
· Tulis dan ejalah dengan benar. Tulis seperti menulis sebuah surat.
· Jaga supaya signature paling banyak empat baris saja.
· Cek ulang di Web jika anda mendapat email, misalnya tentang virus. Jika gak
pasti tentang hal tersebut, jangan meneruskan email tadi ke orang lain.
· Jangan mengirim spam!
Anda dapat mendownload artikel ini Disini

Sumber: http://www.ekstragratis.com/

Posted in: email,Tips